Posta piena dopo le vacanze? Come gestirlo
Posta piena dopo le vacanze? Come gestirla
Il mese scorso – dopo essermi concessa pochi giorni di ferie durante la pandemia senza una grande e lussuosa vacanza – ho preso una settimana di pausa. In quel momento mi sentivo completamente esausta e sapevo che dovevo stabilire dei limiti alla mia comunicazione lavorativa. Quindi ho impostato il mio stato su Slack con la piccola emoji di palme e ho persino cancellato completamente l’app dal mio telefono, in modo da non poter vedere se qualcuno mi avesse scritto durante le vacanze (perché il piccolo “1” accanto al simbolo avrebbe sicuramente suscitato la mia curiosità a leggere il messaggio). Fin qui tutto semplice. Poi però è arrivato il momento di occuparmi del vero punto più basso della mia vita lavorativa: la mia casella di posta elettronica.
Quindi ho scritto una mail di risposta automatica che specificava esattamente per quanto tempo sarei stata assente. Dopo di ciò ero molto orgogliosa di me stessa. Mi ero finalmente meritata di mettermi al primo posto, dopo aver passato l’ultimo anno ad aprire email insignificanti con uno sguardo vuoto negli occhi, nove volte su dieci iniziate con “Cara Olivia, spero che tu stia bene!”. Ma non è stato così semplice. Il profondo rilassamento che avevo costruito dopo una settimana di vacanza, durante la quale non avevo dovuto pensare al lavoro, è svanito in un attimo quando ho aperto la mia casella di posta Gmail il primo giorno di lavoro. Perché? Avevo 1.400 email non lette.
Per istinto, volevo iniziare a piangere e poi avrei voluto sbattere il mio laptop e lanciarlo fuori dalla finestra sulle rotaie della metropolitana proprio di fronte al mio appartamento, alias il mio “ufficio a casa”. Il mio terzo istinto era quello di cancellare ogni singola email nella mia casella di posta e fare finta di non averne mai ricevute. Questa strategia mi avrebbe sicuramente risparmiato molto tempo e stress emotivo. Ma non sarebbe stato totalmente sconsiderato nei confronti delle persone che mi avevano scritto? E se avessi perso qualcosa di veramente importante?
Alla fine ho deciso di prendermi il tempo per aprire ogni singola email che mi era arrivata durante le mie vacanze. Ci è voluto molto tempo ed è stato mentalmente molto faticoso – e devo ammettere che nessuna email era così importante da avere conseguenze catastrofiche se l’avessi effettivamente ignorata. La maggior parte delle email non richiedeva nemmeno una risposta. In retrospettiva, tutto sembrava inutile e fastidioso – e mi ha fatto riflettere. Forse in futuro dovrei davvero cancellare direttamente tutte le email che ricevo durante una vacanza. Se nella mia prossima email di assenza chiedessi a coloro che hanno questioni veramente importanti di contattarmi di nuovo una volta che sarò di nuovo disponibile, probabilmente non dovrei più scavare in questa montagna di email effettivamente irrilevanti.
Dopo aver pensato a questa strategia per le future email di assenza dopo le vacanze, volevo discuterne con alcuni esperti. Quindi mi sono rivolta a Jocelyn K. Glei, autrice di “Unsubscribe: How to Kill Email Anxiety, Avoid Distractions, and Get Real Work Done”, e Cal Newport, autore di “Eine Welt ohne E-Mail: Konzentrierter arbeiten in der Kommunikationsflut”. Il problema delle persone che scrivono interi libri su come le email possono rovinare la nostra vita è che sono molto bravi a ignorare le loro email. Forse il loro silenzio era il mio segno che è del tutto accettabile cancellare tutte le email dopo una vacanza. Tuttavia, avevo ancora la sensazione di dover chiedere un parere professionale in merito.
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Quindi ho parlato con la Dott.ssa Alice Boyes, autrice di The Anxiety Toolkit: Strategie per ottimizzare la tua mente e superare i punti di blocco. Secondo la Dott.ssa Boyes, la tua strategia di gestione delle email durante una vacanza dovrebbe dipendere da come gestisci le email durante il tuo tempo di lavoro. “Penso che alla fine si tratti davvero di: qual è il tuo compito principale? È la comunicazione?”, mi ha detto al telefono. Ad esempio, se lavori nell’ambito delle relazioni pubbliche o della comunicazione, spiega la Dott.ssa Boyes, probabilmente non sarebbe appropriato né sensato azzerare immediatamente la tua casella di posta dopo le vacanze. Tuttavia, ha altre strategie che possono aiutare a gestire un tale flusso di email.
Le ho parlato del mio problema con le 1.400 email e del fatto che la maggior parte di questi messaggi non richiedeva una risposta diretta da parte mia. In questo caso, la Dott.ssa Boyes suggerisce di adottare una regola, ad esempio eliminare ogni email che non sia indirizzata direttamente a me. Questo include, ad esempio, la pubblicità, le email “Rispondi a tutti” e le famose CC. Naturalmente, devi comunque leggere l’oggetto dell’email per identificare queste email, ma è comunque meglio che dover aprire ogni singola email, giusto? In ogni caso, ero subito convinta.
Un’altra brillante idea che la Dott.ssa Boyes utilizza personalmente per combattere la stanchezza da email è quella di avere due account email diversi. So cosa stai pensando: in che modo è meno stressante dover controllare due caselle di posta? Semplice: uno degli indirizzi email della Dott.ssa Boyes è pubblico e accessibile a tutti. Serve come “filtro” per le persone che non conosce, ad esempio persone con cui non ha mai lavorato prima o spam. Il suo secondo indirizzo, invece, lo dà solo a persone selezionate, con cui ad esempio collabora attivamente o con cui ha un rapporto personale o professionale esistente. Filtrare le email in questo modo le permette di evitare la pressione di dover leggere o rispondere ai messaggi che arrivano nella “casella di posta pubblica”. Inoltre, può anche decidere di ignorare completamente queste email se lo desidera, perché sa che le cose veramente importanti finiranno nell’altro account email.
“Penso che questo sistema funzioni abbastanza bene”, afferma la Dott.ssa Boyes. “Posso ignorare efficacemente tutto ciò che arriva da sconosciuti nella mia casella di posta lavorativa”. Tuttavia, avverte che il metodo con più caselle di posta può comportare il rischio di perdere alcune opportunità. A seconda di chi sei e di come è il tuo lavoro, potrebbe valerne comunque la pena, anche se significa perdere qualche messaggio. Dobbiamo davvero bilanciare le nostre ambizioni personali con il nostro benessere mentale.
Secondo la Dott.ssa Boyes, il problema più grande però è che l’autorisponditore è diventato praticamente insignificante in molti posti, soprattutto negli Stati Uniti. Ogni estate, Twitter (o “X”) è pieno di post che confrontano l’approccio europeo (“Non lavorerò fino al 18 settembre. Tutte le email verranno eliminate automaticamente”) con quello americano (“Sono in ospedale. Le risposte alle email potrebbero subire ritardi di massimo 30 minuti. Mi scuso per l’inconveniente! Se urgente, contattatemi in pronto soccorso al…”)
Gli autoreply degli europei sono tipo “Non lavorerò fino al 18 settembre. Tutte le email verranno eliminate automaticamente.” Gli americani: “Sono in ospedale. Le risposte alle email potrebbero subire ritardi di massimo 30 minuti. Mi scuso per l’inconveniente! Se urgente, contattatemi in pronto soccorso al…”
— Leanna Orr (@LeannaO) 10 luglio 2020
Out of office europei: “Sono via a campeggiare per l’estate. Scrivi di nuovo a settembre” Out of office americani: “Sono uscito dall’ufficio per due ore per sottopormi a un intervento chirurgico al rene, ma puoi contattarmi sul mio cellulare in qualsiasi momento”
— Samuel Pollen (@samuel_pollen) 30 aprile 2021
Come già accennato, ero abbastanza orgoglioso di non aver scritto nulla del tipo “La risposta potrebbe richiedere un po’ di tempo” nella mia email di assenza. Invece, avevo sottolineato immediatamente che non avrei letto le mie email durante le vacanze. Purtroppo, la nostra società non rispetta queste email di “Out of office” come vorrei. “Ho notato che non si sa mai se questa risposta automatica sia vera”, dice il dottor Boyes. Spesso ricevi una email di assenza automatica – e poco dopo una vera risposta dalla persona a cui hai scritto. “Penso che molte persone si propongano di fare solo determinate cose lavorative durante le vacanze – come rispondere alle email che richiedono solo brevi messaggi. Ma poi si accumulano altre cose”, dice il dottor Boyes. “Se apri anche solo un piccolo spiraglio a questa porta durante le vacanze, finirai per fare più cose di quanto avessi in mente. Questo può toglierti completamente dalla modalità vacanza.” Inoltre, influisce sulle aspettative di coloro che cercano di contattarti. In futuro potrebbero pensare che tu sia sempre disponibile. “Non penso che nessuno si fidi più di queste email di assenza”, dice il dottor Boyes. “Chi le riceve potrebbe pensare: ‘Oh, significa che magari ci vorranno solo un paio di ore per ricevere una risposta, o riceverò una email solo la sera’, anziché davvero aspettarsi che la risposta arrivi la prossima settimana.”
Come possiamo quindi sfuggire a questo inferno delle email in cui sembriamo vivere? Poiché tutto ciò è un problema culturale, non può esserci una risposta semplice – soprattutto per coloro di noi che lavorano in posizioni junior. Tuttavia, se sei in grado di comunicare veramente solo tramite un messaggio di assenza durante le vacanze, ciò può influire positivamente non solo sulla tua salute mentale ma anche su quella degli altri. “Cerca di essere un esempio per gli altri. E anche se non riesci a eliminare completamente il lavoro durante le vacanze, almeno rispetta le vacanze e il messaggio di assenza degli altri in modo che non si sentano sotto pressione”. Infatti, più rispettiamo e apprezziamo questi messaggi, più ci avviciniamo a una società in cui “Seleziona tutto > Elimina” il primo giorno lavorativo dopo una vacanza rilassante è un’opzione del tutto accettabile.
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